Unternehmen sehen sich zunehmend mit der Aufgabe konfrontiert, sich mit dem Thema E-Rechnungen zu beschäftigen. In diesem Zusammenhang stoßen sie schnell darauf, wie sehr digitale Prozesse und gesetzliche Regelungen inzwischen ineinandergreifen. Das betrifft Konzerne mit komplexen ERP-Landschaften wie auch kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Buchhaltung stärker digital organisieren.
E-Rechnungspflicht zieht klare Linien
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen und archivieren. Übergangsfristen gelten bis Ende 2026, aber ab 2027 sind Großunternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle.
Die neue gesetzliche Grundlage schafft Rechtssicherheit und setzt einen klaren Impuls zur vollständigen Digitalisierung der Rechnungsprozesse. Unternehmen, die sich frühzeitig darauf einstellen, vermeiden damit Engpässe und verteilen den Umstellungsaufwand auf mehrere Monate.
Wichtigste GoBD-Änderungen durch das Update
Die Finanzverwaltung hat am 14. Juli 2025 die GoBD an die neuen Rahmenbedingungen angepasst. Für elektronische Rechnungen ist hiernach nur noch das strukturierte Originalformat zu archivieren. Eine zusätzliche PDF-Version ist entbehrlich, sofern sie keine steuerlich relevanten Zusatzinformationen enthält. Das spart Speicherkapazität und reduziert redundante Dokumente.
Zudem wird stärker auf den Prüfzugriff gesetzt. Unternehmen haben demnach sicherzustellen, dass Betriebsprüfer imstande sind, alle relevanten Belege maschinell auszuwerten. In der Praxis bedeutet das, dass standardisierte Datenformate Pflicht sind, weswegen exotische Insellösungen Risiken bergen.
Digitale Prozesse mit echtem Nutzen
Automatisierte Workflows sparen Zeit und Geld und reduzieren Fehler. Eingehende Rechnungen werden zum Beispiel direkt in ERP- oder Buchhaltungssysteme eingespeist, die sie wiederum automatisch validieren und verbuchen. Das minimiert die Gefahr von Zahlendrehern, versäumten Skontofristen oder doppelten Zahlungen.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass durchgängige digitale Prozesse die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie Steuerkanzleien erleichtern, weil Belege jederzeit elektronisch zugänglich sind. Medienbrüche, also der Wechsel von Papier zu digital und zurück, entfallen komplett.
GoBD-Compliance praktisch umsetzen
Die GoBD verlangen, dass steuerrelevante Daten unveränderbar gespeichert, lückenlos dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar sind. Technisch wird das häufig durch WORM-Speicher (Write Once, Read Many), digitale Signaturen oder manipulationssichere Datenbanken erreicht. Rollen- und Rechtekonzepte stellen des Weiteren sicher, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Belege zugreifen. Eine ausführliche Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege erzeugt, verarbeitet, archiviert und im Bedarfsfall bereitgestellt werden, ist hierbei unverzichtbar. Sie dient nämlich im Prüfungsfall als maßgebliche Informationsquelle für Finanzbeamte.
Technische Trends eröffnen neue Wege
Die Künstliche Intelligenz übernimmt heute vielfach die Belegerkennung. OCR-Systeme lesen dabei Texte aus und interpretieren sie im Kontext. Sie prüfen zum Beispiel, ob ein Betrag brutto oder netto ist. Machine-Learning-Modelle verbessern sich mit jedem Beleg und reduzieren die manuelle Nachbearbeitung. Zudem setzen Unternehmen Cloudlösungen vermehrt als hybride Modelle ein. Der produktive Betrieb läuft in der Cloud und steuerlich relevante Daten werden redundant im unternehmenseigenen Rechenzentrum archiviert.
Der Datenschutz bleibt dabei ein ausschlaggebendes Thema, denn die DSGVO-konforme Verarbeitung, transparente Auftragsverarbeitungsverträge und klare Verantwortlichkeiten sind Pflicht. Eine Checkliste zur GoBD-Compliance könnte wie folgt aussehen.
- Strukturierte E-Rechnungsformate verwenden (z. B. XML, XRechnung)
- Originaldatei revisionssicher archivieren
- Rollen- und Berechtigungskonzepte umsetzen
- Automatisierungen nutzen, um eine doppelte Ablage zu vermeiden
- Prüferfreundliche Verfahrensdokumentation pflegen
Diese Checkliste sollten Unternehmer idealerweise gemeinsam mit IT- und Finanzabteilung mindestens einmal jährlich durchgehen, um auf Gesetzesänderungen oder technische Neuerungen rechtzeitig und angemessen zu reagieren.
Compliance verschafft Wettbewerbsvorteile
Unternehmen, die digitale Rechnungsprozesse als strategisches Werkzeug betrachten, verschaffen sich gleich mehrfache Vorteile. Digitalisierte Finanzprozesse senken schließlich die Bearbeitungszeit pro Rechnung erheblich und die Fehlerquote reduziert sich ebenfalls. Solche Effizienzgewinne wirken sich wiederum direkt auf die Liquidität und die Reaktionsgeschwindigkeit im Tagesgeschäft aus.
Unternehmen, die jetzt investieren, haben bis 2027 ihre GoBD-Hausaufgaben erledigt und schaffen Strukturen, die sich leicht an künftige Anforderungen, wie das geplante EU-weite E-Reporting, anpassen lassen.