Unternehmer und Führungskräfte stehen beinahe täglich vor der Hürde, ihre Abläufe effizienter zu gestalten. Prozesse laufen nämlich häufig langsamer als nötig und Entscheidungen benötigen zu viel Zeit. Die Digitalisierung verändert allerdings die Art, auf die Aufgaben erledigt und Teams koordiniert werden. Sie eröffnet hierzu Chancen, Abläufe zu verschlanken und flexibler auf Veränderungen zu reagieren.
Prozesse klar strukturieren
Unternehmer und Führungskräfte bemerken immer wieder, dass bestimmte Aufgaben und Prozesse im Unternehmen unübersichtlich angelegt sind. Informationen liegen zum Beispiel verstreut auf verschiedenen Systemen und Aufgaben werden mehrfach bearbeitet oder bleiben zu lange unangetastet. Ein gezieltes Strukturieren der Prozesse setzt daher zuerst bei der Analyse bestehender Strukturen an.
Damit Abläufe reibungslos funktionieren, empfiehlt es sich, Aufgaben und Kommunikationswege klar zu strukturieren und die Projektschritte übersichtlich zu ordnen. Ein Ansatz besteht deshalb darin, Abläufe in kleinere Bausteine zu unterteilen. Das erleichtert es, Engpässe früh zu erkennen und Verantwortlichkeiten eindeutig zuzuweisen. Zudem lassen sich Aufgaben so schneller verteilen.
Aufgabenlisten und digitale Flowcharts helfen, die angegangenen Schritte sichtbar zu machen und den Mitarbeitern ein klares Bild zu vermitteln. Durch die Visualisierung erkennen Teams sofort, welche Schritte aufeinander aufbauen und welche bei Bedarf parallel bearbeitbar sind.
Schnittstellen definieren
Neben der Reihenfolge ist auch die Schnittstelle zwischen den Abteilungen ein signifikanter Optimierungsfaktor. Prozesse, die mehrere Bereiche betreffen, lassen sich schließlich durch klare Kommunikationsregeln effizienter gestalten. Dazu zählt, dass jeder Beteiligte weiß, wann Informationen weitergegeben werden und in welchem Format sie vorliegen sollten. Ein gemeinsames Verständnis verhindert hierbei Missverständnisse und stellt sicher, dass keine Arbeitsschritte doppelt erledigt werden.
Überdies erleichtert das Dokumentieren von Prozessen die spätere Anpassung, wenn sich Abläufe im Laufe der Zeit ändern, zum Beispiel durch neue Anforderungen oder geänderte Prioritäten. Eine frühzeitige Dokumentation von Prozessen vereinfacht Anpassungen und beschleunigt gleichzeitig die Einarbeitung von Mitarbeitern. So entsteht ein nachvollziehbarer Rahmen, der Transparenz schafft und die tägliche Arbeit erleichtert.
Abläufe im Büro optimieren
Ein weiterer Schwerpunkt der Prozessdigitalisierung liegt auf der Organisation des Büros. Eine umfangreiche Digitalisierung im Büro hilft Unternehmen nämlich, Dokumente an einem Ort zu speichern und Aufgaben im Team sinnvoller zu verteilen. Besonders hilfreich ist es hier, klare Ablagestrukturen einzuführen und digitale Tools zu nutzen, die den Zugriff auf Informationen vereinfachen. Mitarbeiter sparen dadurch wertvolle Zeit, weil langes Suchen nach Dateien entfällt und Kommunikationswege kürzer werden.
Ebenso erleichtert die digitale Organisation die Nachverfolgung von Projekten, weil sich Aufgaben eindeutig verteilen lassen und Fristen sichtbar bleiben. Teams behalten dadurch den Überblick über laufende Aufgaben und reagieren im Bedarfsfall schneller auf Veränderungen. Auch die Integration von Kalendern und Notizen in digitale Plattformen stellt sicher, dass alle Beteiligten stets den gleichen Stand haben.
Entscheidungen auf Daten stützen
Digitale Systeme liefern Informationen auf Knopfdruck, bevor die verschiedenen Abteilungen auf diese Daten zugreifen. Aufgaben lassen sich des Weiteren nach Priorität sortieren und Entscheidungen entstehen auf Basis von aktuellen Informationen statt Vermutungen. Dashboards zeigen beispielsweise offene Aufgaben oder wichtige Termine an, was die Planung und die Abstimmung zwischen Teams erheblich erleichtert.
Sicherheit von Anfang an einplanen
Bei der Arbeit mit digitalen Systemen sollten Unternehmen die Sicherheit von Anfang an berücksichtigen. Sie sollten zum Beispiel Dokumente verschlüsselt speichern und Zugriffsrechte genau festlegen. Regelmäßige Updates und Backups verhindern ebenfalls Datenverluste. Mitarbeiter lernen zudem bestenfalls frühzeitig, sichere Passwörter zu nutzen und erkennen, wenn Dateien sensible Inhalte enthalten. Wie ernst Unternehmen Sicherheitsaspekte bei der Digitalisierung nehmen, zeigt die folgende Grafik.
Mitarbeiter einbinden
Die Technik allein sorgt nicht für reibungslose Abläufe. Mitarbeiter benötigen auch Schulungen und Anleitungen, um digitale Tools sinnvoll einzusetzen. Kurze Workshops und interne Wissensdatenbanken unterstützen hier den Einstieg. Wenn alle Beteiligten die gleichen Systeme verstehen und nutzen, entstehen letztlich weniger Missverständnisse und Projekte laufen reibungsloser ab.
Zusammenarbeit vernetzen
Digitale Tools verbinden Teams auch über Standorte hinweg. Aufgabenlisten und gemeinsame Dokumente stehen dabei idealerweise allen Beteiligten zur Verfügung. Teams konzentrieren sich so besser auf ein Projekt und verteilen Aufgaben nach Bedarf.
Diese Übersicht macht Fortschritte jederzeit einsehbar. Sie erleichtert es Verantwortlichen außerdem, Engpässe zu erkennen und neue Aufgaben schnell zu delegieren.
Routineaufgaben automatisieren
Zeitraubende Abläufe wie die Erfassung von Rechnungen oder die Bearbeitung von wiederkehrenden Aufgaben lassen sich durch Softwarelösungen übernehmen. Das entlastet die Mitarbeiter und reduziert Fehler. Die Umstellung gelingt, indem Verantwortliche
- Abläufe Schritt für Schritt prüfen und digital abbilden
- Dokumente an einem Ort speichern und Aufgabenlisten nutzen
- Digitale Tools für die Teamkoordination einsetzen
- Sicherheitsmaßnahmen konsequent einführen
- Mitarbeiter einbeziehen und regelmäßig schulen
Abläufe genau zu definieren und Zuständigkeiten klar zu verteilen, ist dabei unerlässlich. Nur so entsteht schließlich ein digitaler Rhythmus, der reibungslos funktioniert und Freiräume für kreative Aufgaben lässt.